Plan de Formation & Prise en charge

L’ÉLABORATION DU PLAN DE FORMATION 

Pour élaborer son plan de formation, l’employeur peut s’appuyer sur :

• les priorités de l’entreprise et l’évaluation des besoins en formation qui en résultent,
• les demandes de formation des salariés, recueillies soit lors des entretiens organisés par l’employeur avec chacun de ses salariés, soit par le biais des représentants du personnel.

A noter : parmi les besoins recensés, il convient de repérer les actions de formation pouvant faire l’objet d’une période de professionnalisation et/ou d’un exercice du compte personnel de formation (CPF), pouvant être financés en totalité ou partiellement par une autre contribution. 

• Quelles actions de formation relèvent du plan de formation ?
  Les actions de formations sont classées en deux catégories. Elles renvoient à des modalités de départ en formation et de rémunération différentes. Il n’existe aucune obligation de prévoir un plan de formation incluant systématiquement ces deux catégories : le plan peut n’en contenir qu’une. A l’employeur de définir le classement des actions dans l’une ou l’autre des catégories, en fonction de ses objectifs et des besoins des salariés. Cette catégorisation doit faire l’objet d’échanges avec les représentants du personnel et de négociations avec le salarié.

(1) L’allocation formation est égale à 50 % du salaire net de référence calculé sur les 12 derniers mois, elle est exonérée de cotisations sociales.

La formation peut se dérouler en dehors du temps de travail pour un maximum de 80 heures de formation par an (ou 5% du forfait pour les salariés concernés) auxquelles s’ajoutent les heures de CPF, si elles sont mobilisées. 

En synthèse, les actions de formation qui relèvent du plan de formation sont :

• Les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou de maintien dans l’emploi ;
• Les actions de développement des compétences.

Attention ! Certains accords de branches professionnelles ont précisé les définitions de ces catégories.

• Quel est le rôle des représentants du personnel*?
  Chaque année les représentants du personnel doivent être consultés lors de l’élaboration du plan de formation. Cette consultation est organisée au cours de deux réunions, chacune précédée de la communication de documents, tels que les informations relatives à la formation professionnelle transmises à l’autorité administrative, le bilan du plan de formation pour l’année antérieure et pour l’année en cours, le plan de formation pour l’année à venir, etc… . L’objectif de cette procédure de consultation est de permettre aux représentants du personnel de faire des propositions pour modifier ou améliorer le plan de formation envisagé par l’employeur.*Effectif de 50 salariés et plus : comité d’entreprise – Effectif de 11 à 49 salariés : délégués du personnel (à partir de 6 salariés pour la branche de l’Animation et de 7 salariés pour la branche du Sport).
  A noter : Un accord d’entreprise peut compléter la liste des documents à communiquer aux instances représentatives du personnel

• Quand se déroulent les réunions de consultation obligatoires ?
  • avant le 10 septembre : remise des documents aux représentants du personnel,
  • avant le 1er octobre : 1ère  réunion pendant laquelle l’employeur présente aux représentants du personnel les orientations de la formation dans l’entreprise, le bilan des actions de formation mises en œuvre dans le cadre du plan de formation de l’année antérieure, le bilan provisoire des actions de formation réalisées pour l’année en cours.
  • avant le 10 décembre : remise des documents aux représentants du personnel,
  • au plus tard le 31 décembre : 2ème réunion portant sur le projet de plan de formation de l’année à venir. A l’occasion de cette 2ème réunion, l’employeur doit soumettre aux représentants du personnel la nature des actions proposées en les distinguant par catégorie. Il convient de préparer un argumentaire permettant de justifier le classement et le mode d’organisation des actions.

• Que se passe-t-il en cas de non consultation ?
  Les consultations sont impératives ; en cas de non-respect de cette obligation, la législation prévoit des sanctions fiscales et pénales à l’encontre de l’employeur.

LES CONDITIONS ET LES MODALITÉS DE PRISE EN CHARGE

• A quels critères une action de formation doit-elle répondre pour être prise en charge ?
  Les actions prises en charge doivent répondre à des conditions d’imputabilité fixées légalement. Certaines actions font systématiquement l’objet d’une vérification préalable, d’autres ne sont pas remboursables.
• Quelles sont les dépenses de formation prises en charge ?
  La contribution “plan de formation” peut financer différentes modalités de départ en formation :
  • des actions qui relèvent des deux catégories d’actions du plan  de formation (actions d’adaptation au poste de travail, ou liées à l’évolution et au maintien dans l’emploi ; actions de formation liées au développement des compétences) ;
  • des montages financiers avec d’autres dispositifs (exemple : en complément de la prise en charge d’un contrat ou d’une période de professionnalisation).

• Formations dispensées par un organisme de formation
  L’employeur est libre de choisir l’organisme de formation, enregistré ou en cours d’enregistrement, auquel il confie la formation de ses salariés.
  A partir du 1er janvier 2017 :
• Peuvent être pris en charge :
  • les dépenses facturées par l’organisme de formation,
  • la rémunération du personnel en formation (sous condition),
  • l’allocation formation (50% du salaire net) versée au personnel en formation suivie hors du temps de travail : actions de catégorie 2 (actions de formation liées au développement des compétences),
  • les frais d’hébergement, de restauration et de déplacement du personnel en formation (Cf. barème de remboursement des frais annexes, ci-dessous).

Attention : aucune autre dépense ne peut être prise en charge à moins de figurer sur la facture émise par l’organisme de formation. Les fonds de la formation professionnelle ne peuvent être utilisés que pour des actions de formation réellement suivies dans leur intégralité. C’est pourquoi en cas d’absence partielle du stagiaire, vous serez remboursé au prorata du temps de formation suivi et attesté, à condition que la formation ainsi écourtée réponde toujours aux conditions définissant une action de formation imputable.

• Formations dispensées dans le cadre de la formation interne
  • une formation interne est une formation organisée par l’employeur pour son personnel.
  • l’employeur assure lui-même la responsabilité pédagogique et matérielle de la formation.
  • le formateur est le plus souvent un salarié de l’entreprise.

Attention : si la formation est ouverte à des stagiaires salariés d’autres entreprises, l’entreprise organisatrice a l’obligation de se déclarer en tant qu’organisme de formation auprès de la préfecture de région. Pour connaître les dépenses susceptibles d’être prises en charge, contactez vos correspondants régionaux.

• Cas particulier : les formations pluriannuelles
  • une formation est dite pluriannuelle quand elle se déroule sur plus d’une année civile.
  • les dépenses liées à ces formations peuvent vous être remboursées :
  • • soit au prorata du temps de formation suivi s’il s’agit d’une formation longue (par exemple, pour une formation se déroulant sur une année scolaire de septembre à juin : remboursement en année N des frais (y compris coût pédagogique) correspondant à la partie de formation réalisée en N ; remboursement en année N+1 des frais de formation correspondant à la partie suivie en N+1),
  • • soit intégralement à l’issue de la formation s’il s’agit d’une formation de courte durée (par exemple, pour une formation se déroulant de décembre à janvier : remboursement en N+1 de l’ensemble des frais relatifs à cette formation).

• Sur quel barème les frais annexes sont-ils remboursés ?
  Uniformation rembourse, sans production de justificatifs (1) les frais de restauration, d’hébergement et de déplacement réglés par l’entreprise, dans la limite d’un barème plafond :
  • Un repas : 25 €
  • Hébergement (nuit d’hôtel) : 110 €
  • Formation d’une journée ou d’une demi-journée : 1 repas maximum
  • Formation d’une journée avec hébergement : 2 repas maximum
  • Formation de plus d’une journée en continu : 2 repas maximum par jour de formation
  • Déplacement en train : le remboursement (aller-retour) s’effectue sur la base SNCF, 2ème classe plus supplément éventuel
  • Les frais de déplacement en agglomération (tickets de métro, de bus…) sont plafonnés à 10 € par jour et par stagiaire
  • Déplacement en voiture : les frais kilométriques sont remboursés sur la base du barème fiscal 6CV. (Les frais éventuels de péage, en revanche, ne sont remboursés que sur justificatifs),
  • Déplacement en avion : pour les résidents des DOM, sur la base « classe économique », à la condition qu’aucune offre de formation identique n’existe localement
  • Déplacement liés à une action de formation réalisée hors de l’Union européenne : les frais de transports ne sont pas imputables.

(1) Il appartient à l’employeur de conserver les justificatifs, en cas de contrôle par les services de l’Etat.

COMMENT CONSTITUER UN DOSSIER DE REMBOURSEMENT ?

• Comment faire la demande ?
  • en remplissant un imprimé de demande de remboursement par action (un intitulé distinct pour chaque action de formation)
  • les renseignements à faire figurer sur cet imprimé sont indispensables à la prise en compte de votre demande
  • cet imprimé peut être saisi en ligne. Il est également disponible auprès de vos interlocuteurs régionaux

• Quelles sont les pièces justificatives à fournir ?
  • la facture originale du coût pédagogique qui doit être libellée au nom de votre entreprise. L’original est nécessaire à Uniformation pour justifier la charge de formation résultant de votre dépense.
  • l’original de l’attestation de présence des stagiaires*, pièce prouvant que l’action de formation a bien été réalisée. Elle doit émaner de l’organisme de formation qui a établi la facture du coût pédagogique. Elle comporte obligatoirement :
    • l’intitulé de la formation,
    • le nom des stagiaires concernés,
    • les dates et le lieu de la formation,
    • le nombre d’heures suivies par stagiaire,
    • la signature de la personne représentant l’organisme de formation,
    • la signature du stagiaire

*Attention : une feuille d’émargement ne peut se substituer à l’attestation de présence, car ce document ne comporte pas toutes les informations nécessaires et n’engage pas la responsabilité de l’organisme de formation.

Ces trois documents servent à justifier, auprès des services officiels de contrôle, la réalité et la validité des dépenses de formation réalisées. S’ils ne vous sont pas adressés par l’organisme de formation, n’hésitez pas à les réclamer ; ces derniers sont légalement tenus de vous les fournir.